Постановка на учет осуществляется без участия страхователя-организации. Дело в том, что сведения о вновь зарегистрированном страхователе ПФР получает от регистрирующего органа (ИФНС), который вносит запись в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Сведения о дате регистрации и регистрационном номере страхователя-организации передаются управлением ПФР в электронном виде в регистрирующий орган для включения в реестр. Далее управление ПФР извещает организацию о ее регистрации в качестве страхователя, направляя по почте уведомление о регистрации юридического лица в территориальном органе ПФР по месту нахождения.

При регистрации страхователю-организации присваивается регистрационный номер, который представляет собой двенадцатизначный цифровой код. Номер не может быть повторно присвоен другому страхователю, в том числе после снятия страхователя с учета в территориальных органах ПФР.

Снятие с учета страхователя проводится без участия организации в течение пяти дней на основании данных, представляемых регистрирующим органом (ИФНС).

Регистрация организации в качестве страхователя по месту нахождения обособленных подразделений, имеющих отдельный баланс, расчетный счет и начисляющих выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, осуществляется по заявлению страхователя-организации (см. раздел "Регистрация и снятие в ПФР / Бланки (образцы)") в течение 5 рабочих дней с даты представления следующих документов:

- свидетельства о постановке на учет российской организации в налоговом органе по месту нахождения;

- уведомления о регистрации юридического лица в территориальном органе Пенсионного фонда по месту нахождения;

- копий заверенных в установленном порядке документов, подтверждающих создание обособленного подразделения (устав организации, содержащий сведения о создании обособленного подразделения и его юридическом адресе, Положение об обособленном подразделении и другие документы о наличии у подразделения отдельного баланса, расчетного счета, а также права выполнять от имени юридического лица обязанности по начислению выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц и уплате страховых взносов по месту нахождения обособленного подразделения).

После того как подразделение зарегистрировано, территориальный орган ПФР выдает/направляет соответствующее уведомление организации в двух экземплярах. Один из них организация должна в десятидневный срок со дня получения сдать в территориальный орган ПФР по месту своего нахождения.

Если организация прекращает деятельность через обособленное подразделение, для снятия его с учета нужно представить в территориальный орган ПФР по месту нахождения подразделения следующий комплект документов:

- заявление о снятии с регистрационного организации по месту нахождения обособленного подразделения в территориальном органе ПФР (см. раздел "Регистрация и снятие в ПФР / Бланки (образцы)");

- копию решения (приказа, распоряжения) о прекращении деятельности обособленного подразделения (ликвидации, реорганизации);

- копию решения (приказа, распоряжения) о переходе на централизованную уплату страховых взносов в ПФР.

В случае, если индивидуальные предприниматели (в т.ч. главы крестьянских (фермерских) хозяйств), частные нотариусы и адвокаты (далее - физические лица - работодатели) заключили трудовые договора с работниками, а так же договора гражданско-правового характера на которые в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, они обязаны зарегистрироваться в территориальных органах ПФР в качестве страхователя - физического лица, производящего выплаты физическим лицам по месту своего жительства в 30-дневный срок со дня заключения соответствующих договоров (ст.11 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации” (далее - Закон № 167-ФЗ).

Регистрация в территориальных органах физического лица - работодателя осуществляется на основании Заявления о регистрации в территориальном органе Пенсионного фонда Российской Федерации страхователя - физического лица, производящего выплаты физическим лицам (см. раздел "Регистрация и снятие в ПФР / Бланки (образцы)") и представленных одновременно с ним заверенных в установленном порядке копий:

- свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя или лицензии на осуществление определенной деятельности;

- документов, удостоверяющих личность страхователя и подтверждающих регистрацию по месту жительства (паспорт);

- свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН);

- документов, подтверждающих наличие возложенной на физическое лицо обязанности уплачивать страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (трудового договора, договора гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ и оказание услуг, а также авторского договора и др.).

Нарушение страхователем установленного ст. 11 Закона № 167-ФЗ срока регистрации в органе Пенсионного фонда Российской Федерации при отсутствии признаков нарушения законодательства Российской Федерации об обязательном пенсионном страховании, предусмотренного абзацем третьим настоящего пункта, - влечет взыскание штрафа в размере 5 тысяч рублей. Нарушение страхователем установленного ст. 11 настоящего Федерального закона срока регистрации в органе Пенсионного фонда Российской Федерации более чем на 90 дней - влечет взыскание штрафа в размере 10 тысяч рублей.

Снятие с учета физического лица в качестве работодателя осуществляется в четырнадцатидневный срок со дня подачи страхователем заявления о снятии с учета в качестве страхователя и одновременно с ним заверенных в установленном порядке сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета, в соответствии подпунктами 1-8 пункта 2 статьи 6 и пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 01 апреля 1996 года № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования".